TRATAMENTUL DOCUMENTELOR CONTABILE IN CAZUL ERORILOR, PIERDERII SAU SUSTRAGERII

Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor avand la baza acte scrise. Dupa ce au fost consemnate in documente scrise, operatiile economico-financiara se inregistreaza in conturi. In conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, nici o operatiune economico-financiara nu se inregistreaza in contabilitate fara a avea la baza un document justificativ. Documentele justificative consemneaza tranzactile economice in ordinea desfasurarii lor si in momentul in care au loc. Actele scrise pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile obligatorii prevazut de normele in vigoare.

Elementele unui document justificativ

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale: denumirea documentului; denumirea si, dupa caz, sediul unitatii care intocmeste documentul; numarul documentului si data intocmirii acestuia; mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul); continutul operatiunii economico- financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia; datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate; numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz; alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele provenite din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective. In cazul in care documentele respective se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, incheiate in acest scop, si documentul prin care se face dovada platii.

Tratarea erorilor intr-un document justificativ

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz. In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului justificativ si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, sau al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu exceptia ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta dintre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.

La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.

Pierderea sau sustragerea de documente justificative

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico- financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa incunostinteze, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorul unitatii (administratorul unitatii, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective).

In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda: datele de identificare a documentului disparut; numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului; data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaza de catre: conducatorul unitatii; conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie; salariatul responsabil cu pastrarea documentului si seful ierarhic al salariatului responsabil cu pastrarea documentului, dupa caz.

Salariatul responsabil este obligat ca, odata cu semnarea procesului-verbal, sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „ dosar de reconstituire“, intocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii si

- declaratia salariatului respectiv;

- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz;

-dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;

- o copie a documentului reconstituit.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. in acest caz, unitatea emitenta va

trimite unitatii solicitatoare, in termen de ce! mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „ RECONSTITUIT“, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. in acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor

unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, in conditiile legii.

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbaE, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.

Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor

reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.

Avand in vedere prevedrerile Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2226/2006, incepand cu data de 1 ianuarie 2007, formularele financiar-contabile utilizate pentru determinarea veniturilor din activitatea de exploatare nu se mai afla sub regimul special de inseriere si numerotare asigurat de Compania Nationala “Imprimeria Nationala” SA, in cazul pierderii sau sustragerii acestor formulare, persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sunt obligate sa anunte Directia generala a finantelor publice judetene, iar in caza de infractiune, si organele de urmarire penala.

Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare sunt:

-Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi, si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii.

- Institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, precum si persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri au, de asemenea, obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara si, dupa caz, contabilitatea de gestiune.

- Subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, cu sediul sau domiciliul in Romania, precum si sediile permanente din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul in strainatate au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie.