Legea nr. 260/2007 privind
inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice a fost
publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 506 din 27.07.2007 si
reglementeaza regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin
date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri sau
servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante
in forma electronica.
1.DISPOZITII
GENERALE
Actul normativ stabileste
continutul unor termeni implicati in intelegerea si aplicarea procedurii
privind documentele in format electronic, astfel:
a) emiterea facturilor in
forma electronica - operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare
temporala a facturilor in forma electronica utilizand un sistem informatic
omologat;
b) semnatura electronica -
semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de
un furnizor de servicii de certificare acreditat, in intelesul Legii nr.
455/2001 privind semnatura electronica;
c) marca temporala - marca
temporala in intelesul Legii nr. 451/2004 privind marca temporala;
d) factura in forma electronica -
documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc
schimbul sau vanzarea de bunuri sau servicii, semnat cu semnatura electronica
si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii
si care este inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a
datelor;
e) pachet de facturi in forma
electronica - doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente
de timp diferite si transmise catre acelasi beneficiar la acelasi moment de
timp;
f) lot de facturi in forma electronica
- doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente de timp
diferite si transmise catre beneficiari diferiti la acelasi moment de timp;
g) bon fiscal in forma
electronica - documentul financiar-fiscal care intruneste toate conditiile
impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut, emis de
echipamentele electronice de marcat, care contine date inregistrate pe medii
compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura electronica
si purtand marca temporala;
h) chitanta in forma electronica
- documentul financiar-fiscal care intruneste toate conditiile impuse de
prevederile legale in materie referitoare la continut si forma, inregistrat pe
medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura
electronica si purtand marca temporala;
i) furnizor de servicii de
facturare electronica - persoana fizica sau juridica care emite, transmite sau
converteste facturi, bonuri sau chitante in forma electronica, in nume propriu
sau in numele unor terti.
2.FACTURA
IN FORMA ELECTRONICA
Persoana fizica sau juridica ce emite facturi,
denumita in continuare emitent, poate sa opteze pentru emiterea facturilor in
forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si
integritatii continutului.
Emiterea tuturor facturilor de
catre o persoana fizica sau juridica se face exclusiv in una dintre urmatoarele
doua modalitati, la alegerea exclusiva a emitentului: in forma electronica sau
pe suport de hartie si poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu
notificarea Ministerului Economiei si Finantelor.
Emitentul facturii in forma
electronica raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si
integritatea continutului.
Factura in forma electronica
respecta formatul si continutul stabilite de actele normative speciale si va
contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura
electronica a emitentului facturii.
Certificatul aferent semnaturii
electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine:
-
informatii
privind identificatorul fiscal si
-
numarul
notificarii inregistrate la Ministerul Economiei si Finantelor.
Emitentul este obligat sa tina
evidenta facturilor electronice emise intr-un registru electronic de evidenta a
facturilor in forma electronica si sa mentioneze existenta unui exemplar pe
suport de hartie, daca este cazul.
Operarea in acest registru se
realizeaza conform regulilor de operare a registrelor similare pe suport de
hartie, completate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si
Finantelor in termen de 60 de zile de la data publicarii prezentei legi.
Transmiterea facturilor emise in
forma electronica se face in una dintre urmatoarele doua modalitati:
- prin mijloace electronice, in
conditiile prevazute de Legea nr. 571/2003, cu modificarile si completarile
ulterioare, sau
- pe suport de hartie,
Se poate face individual, in
pachete sau in loturi.
Emitentul facturii in forma
electronica si beneficiarul acesteia incheie un act juridic prin care se
specifica anularea de comun acord a facturii sau a facturilor respective si
care contine:
a) seria si numarul fiecarei
facturi anulate;
b) data emiterii fiecarei facturi
anulate;
c) data transmiterii fiecarei
facturi anulate;
d) data anularii;
e) semnatura olografa a partilor
si stampila, unde este cazul.
Actul juridic se intocmeste in 3
exemplare, din care un exemplar ramane emitentului, unul beneficiarului, iar al
treilea este pastrat de catre persoana abilitata sa opereze anularea facturii
electronice.
Atat emitentul, cat si
beneficiarul opereaza modificarea in documentele care au avut la baza facturile
respective, precum si in Registrul electronic de evidenta a facturilor in forma
electronica.
Emitentul anuleaza factura,
specificand aceasta operatiune prin marcarea facturii in forma electronica ca
fiind anulata, atasand semnatura electronica si marca temporala corespunzatoare
momentului anularii, astfel incat anularea sa fie evidentiata la vizualizarea
facturii in forma electronica.
Emitentul este obligat sa
notifice Ministerului Economiei si Finantelor anularea facturii in forma
electronica, mentionand datele de identificare a fiecarei facturi anulate si
data la care a fost intocmit documentul prin care s-a convenit anularea.
3.CONDITIILE PE CARE
TREBUIE SA LE INDEPLINEASCA PERSOANELE CARE EMIT FACTURI IN FORMA ELECTRONICA
Emitentul facturii in forma electronica
trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
a) sa utilizeze un sistem
informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii
si Tehnologia Informatiei, in conditiile cap. VIII;
b) sa dispuna de mijloace tehnice
si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si
continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
c) sa foloseasca personal cu
cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu
o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate
corespunzatoare;
d) sa fie in masura sa gestioneze
si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica
emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
d) sa utilizeze sisteme omologate
pentru arhivarea de facturi in forma electronica in conformitate cu prevederile
Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.
Emitentul facturii in forma
electronica este obligat sa notifice Autoritatii Nationale pentru Reglementare
in Comunicatii si Tehnologia Informatiei orice modificare a sistemului
informatic cu functii omologate pentru emiterea facturilor in forma
electronica. Orice astfel de modificare este notificata cu cel putin 45 de zile
inainte de data punerii in functiune.
Autoritatea Nationala pentru
Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei avizeaza modificarile
aduse in termen de maximum 30 de zile de la data inregistrarii notificarii.
Emitentul facturii in forma
electronica are obligatia de a notifica Ministerului Economiei si Finantelor in
termen de 24 de ore orice modificare survenita in legatura cu datele de
identificare.
4.FURNIZORUL
SERVICIILOR DE EMITERE, TRANSMITERE SI ARHIVARE A FACTURILOR IN FORMA
ELECTRONICA
Activitatile de emitere, transmitere a
facturilor in forma electronica, precum si cele de arhivare a facturilor in
forma electronica pot fi realizate si de catre alte persoane decat emitentul de
drept al facturii in forma electronica.
Furnizorii de servicii de emitere
a facturilor in forma electronica pot sa presteze servicii de conversie a unei
facturi deja emise pe suport de hartie in factura in forma electronica, la
cererea beneficiarului.
Conversia se poate realiza numai
dupa factura in original.
Factura in forma electronica
rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea
precizarii: prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe
suport de hartie avand seria
. nr.
.. din data de
, emisa de
. si
atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a
facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand
momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in
care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi.
5.CHITANTA IN FORMA
ELECTRONICA
Chitanta in forma electronica respecta
conditiile privind formatul si continutul obligatorii stabilite de actele
normative in vigoare si contine marca temporala si semnatura electronica a
emitentului chitantei.
Certificatul aferent semnaturii
electronice a emitentului chitantei va contine:
-
informatii
privind identificatorul fiscal si
-
numarul
notificarii inregistrate la Ministerul Economiei si Finantelor.
6.BONURILE FISCALE
SI BONURILE EMISE DE CASELE DE MARCAT SI DE BANCOMATELE BANCARE, IN FORMA
ELECTRONICA
Bonurile fiscale si bonurile emise de casele
de marcat si de bancomatele bancare, in forma electronica, stocate la emitent,
au acelasi regim juridic ca si cele emise pe hartie.
Persoanele care au obligatia de a
emite bonuri prin intermediul caselor de marcat sau al terminalelor automate
bancare (bancomat) pot pastra in forma electronica documentul generat in forma
electronica in urmatoarele conditii:
a) sa indeplineasca cerintele
privind asigurarea conformitatii informatiilor inregistrate in forma
electronica cu cele inscrise pe documentul pe hartie;
b) sa arhiveze si sa asigure
accesul la bonurile emise in forma electronica.
Termenul de arhivare al bonurilor fiscale si
al bonurilor emise de casele de marcat de catre bancomatele bancare, in forma
electronica, va fi acelasi cu cel prevazut pentru cele emise pe suport de
hartie.
7.CONTRAVENTII SI
SANCTIUNI
Se instituie urmatoarele contraventii :
a) omite sa opereze in Registrul
electronic de evidenta a facturilor in forma electronica sau opereaza cu
nerespectarea prevederilor prezentei legi - se sanctioneaza cu amenda de la 500
lei la 5.000 lei.
b) omite sa efectueze notificarea
prevazuta la Ministerului Economiei si Finantelor privind anularea facturii in
forma electronica, mentionand datele de identificare a fiecarei facturi anulate
si data la care a fost intocmit documentul prin care s-a convenit anularea - se
sanctioneaza cu amenda de la 500 lei la 5.000 lei.
c) omite sau intarzie sa
efectueze notificarea la Ministerului Economiei si Finantelor in termen de 24
de ore orice privind orice modificare survenita in legatura cu datele de
identificare - se sanctioneaza cu amenda de la 500 lei la 5.000 lei.
d) pune in functiune modificarile
aduse sistemului informatic cu functii omologate pentru emiterea facturilor in
forma electronica fara avizul Autoritatii Nationale pentru Reglementare in Comunicatii
si Tehnologia Informatiei - se sanctioneaza cu amenda de la 500 lei la 5.000
lei.
8.DISPOZITII FINALE
Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit,
transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma
electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte
utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o
perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma
electronica.
Cheltuielile inregistrate de
persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica
privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor
informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sunt amortizabile
pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei, probata cu
hotararea administratorului, respectiv a consiliului de administratie al
persoanei care initiaza cheltuiala, iar in cazul persoanelor fizice, prin
declaratie pe propria raspundere.
9.DATA
INTRARII IN VIGOARE
Legea nr. 260/2007 privind inregistrarea
operatiunilor comerciale prin mijloace electronice publicata in Monitorul
Oficial, Partea I nr. 506 din 27.07.2007 intra in vigoare la data de 1
ianuarie 2008.